회사 보고서, 외부 이메일, 제안서… 언제까지 손으로 하나하나 고치실 건가요? 이제 말투 정리는 AI에게 맡기세요.
안녕하세요! 최근에 부서별 주간 보고서를 하나로 통합하는 프로젝트를 맡았는데요, 생각보다 시간이 오래 걸리더라고요. 말투도 제각각이고 표현도 들쭉날쭉해서 하나하나 손보는 데 진이 빠졌습니다. 그러다 문득 ChatGPT를 활용해볼까 싶어서 시도해봤는데요, 이게 생각 이상으로 강력하더라고요. 단순히 문장을 다듬는 걸 넘어서, 내가 원하는 '회사 말투'까지 정확하게 적용되니 말이죠. 오늘은 제가 실제로 써보고 효과를 본 ChatGPT 말투 정리법을 아주 구체적으로 소개해드릴게요. 특히 문서 작업을 많이 하시는 분이라면 무조건 도움 되실 겁니다. 참고로, 챗지피티 일상생활 활용법이 궁금하신 분들은 아래의 포스팅도 확인해 보시기 바랍니다.
1. 내가 원하는 말투 정의하기
ChatGPT로 문서를 정리할 때 가장 먼저 해야 할 일은 바로 ‘말투 설정’입니다. “그냥 정중하게 해줘” 정도로는 원하는 결과를 얻기 어렵습니다. 문서의 목적, 수신자, 어투, 문체 등을 명확히 정리해주면 ChatGPT는 그에 맞는 정확한 스타일로 문장을 다듬어줍니다.
예를 들어, 외부 협력사에 제안서를 보낸다고 가정해볼까요?
이 문서는 외부 협력사에 보내는 공식 제안서입니다. – 문장은 격식 있고 정중하게 – 정보는 군더더기 없이 명확하게 – 문어체를 유지하되, 너무 딱딱하지 않게
이렇게 사전에 톤(tone), 목적(purpose), 수신자(audience), 스타일(style)을 설정해두면 ChatGPT는 훨씬 정밀하고 일관된 문장을 생성할 수 있습니다. 회사 내부 문서를 기준으로 톤앤매너를 맞춰야 한다면, 예시 문서를 함께 첨부하는 것도 좋은 방법입니다.
2. 초안을 리라이팅 요청으로 정리하기
이미 문서 초안이 있다면, 아래와 같이 리라이팅 요청을 하면 됩니다.
아래는 제가 쓴 이메일 초안입니다. – 더 정중하고 비즈니스 문체로 바꿔주세요. – 너무 장황하면 안 되고, 핵심만 남기고 간결하게 써 주세요. – 존댓말 유지 부탁드립니다. [문장 붙여넣기]
| Before | After (ChatGPT 리라이팅) |
|---|---|
| 혹시 시간 괜찮으시면 잠깐 회의 가능하실까요? | 가능하신 일정에 맞춰 회의 일정을 조율해 주시면 감사하겠습니다. |
| 좀 급한데 확인 가능하실까요? | 긴급 건으로 빠른 확인 부탁드립니다. |
3. 구조화된 프롬프트로 처음부터 작성하기
반복해서 쓰는 보고서나 메일이라면, 아예 프롬프트에 구조와 말투를 모두 포함시키는 것이 가장 효율적입니다. 예를 들어 이렇게 요청해보세요:
이번 분기 마케팅 실적을 정리해서 보고하는 문서야.
– 목적: 실적 요약 + 다음 분기 전략 제안
– 수신자: 팀장/이사
– 톤: 격식 있고 명확한 비즈니스 문체
– 분량: A4 1장 내외
– 형식: 항목별 요약 + 제안사항 강조- 문서 구조까지 자동 정리됨
- 매번 말투 고민할 필요 없음
- 시간 절약 + 일관된 품질 유지
4. 말투 정리 효율을 높이는 프롬프트 팁
ChatGPT가 똑똑하긴 해도, 원하는 결과를 얻으려면 프롬프트를 잘 써야 합니다. 아래 표는 실제로 말투 정리 시 유용했던 프롬프트 팁과 효과를 정리한 것입니다.
| 팁 내용 | 효과 |
|---|---|
| 예시 문서 1–2개 제공 | 원하는 말투를 AI가 학습하여 비슷하게 리라이팅 |
| 불필요한 문장 제거 요청 | 중복 정보 제거, 더 간결하고 명확한 문장 완성 |
| 존댓말/반말 명확히 지정 | 회사 톤앤매너에 맞는 문서로 자동화 가능 |
| 문서 목적/수신자/포맷 함께 제시 | 구조까지 정리된 고품질 초안 생성 |
| 초안 후 톤 점검 요청 | 부드럽지만 자연스러운 말투로 수정 가능 |
5. ChatGPT 활용 시 주의사항
아무리 잘 만들어도 ChatGPT가 100% 완벽하지는 않다는 사실, 기억하셔야 합니다. 특히 민감한 내용을 다루는 문서에는 반드시 사람이 최종 검토해야 합니다.
- 법률 검토가 필요한 계약서, 정책 문서는 AI가 아닌 전문가가 마무리해야 합니다.
- “말투 정리해줘” 같은 모호한 요청은 피하고, 구체적인 조건을 제시해야 합니다.
- 결과물은 항상 맥락에 맞는지 꼼꼼히 검토하세요. 자동 생성된 문장이라도 책임은 사람에게 있습니다.
6. 바로 쓸 수 있는 프롬프트 예시
지금 당장 활용할 수 있는 프롬프트 예시를 소개합니다. 복사해서 쓰기만 하면 됩니다!
아래 문장을 “회사 보고용 문체 + 존댓말 + 간결하게” 바꿔줘.
[문장 입력]
이번 주간 업무 보고서 작성해줘.
– 항목: 주요 업무, 진행 상황, 문제점, 다음 주 계획
– 톤: 격식 있고 간결하게
– 수신자: 부서장
– 형식: 보기 쉽게 항목별 정리
외부 업체에 자료 요청 메일 작성해줘.
– 말투: 정중하되 부담스럽지 않게
– 제목 포함
– 목적: 데이터 자료 요청말투뿐 아니라 문서 구조, 어휘 선택, 항목 정리까지 가능합니다. 프롬프트에 명확히 요청만 해주면 전체 문서의 스타일을 통일할 수 있어요.
네, 매우 효과적입니다. 예시 보고서를 함께 첨부하면 ChatGPT가 해당 문체를 학습하고 비슷한 스타일로 작성해 줍니다.
“불필요한 문장 제거” 또는 “핵심 위주로 간결하게”라고 명시적으로 적어주는 것이 좋습니다. 단어 수를 제한하는 것도 방법입니다.
일관성이 가장 중요합니다. 혼용하면 오히려 신뢰를 떨어뜨릴 수 있기 때문에, 프롬프트에서 하나로 지정하는 게 좋습니다.
그렇습니다. 팀장 스타일의 예시 이메일을 붙여넣고 “이 스타일로 작성해줘”라고 하면 놀랄 만큼 유사하게 문서를 재구성해줍니다.
네, 전체 문서를 쓰지 않더라도 “이 문장의 톤이 자연스러운지 점검해줘”라고 요청하면 문체 교정만 받는 것도 가능합니다.
문서를 매번 새로 다듬는 데 지치셨다면, 이제는 ChatGPT를 진짜 ‘문서 파트너’로 삼아보세요. 톤앤매너 설정부터 구조화된 초안 작성까지, 프롬프트 한 줄이면 놀랄 만큼 완성도 높은 문서가 나옵니다. 반복되는 문서일수록 효과는 더욱 커지고요. 문체 통일은 물론, 시간 절약과 퀄리티 향상까지 한 번에 해결됩니다. 오늘부터는 ChatGPT와 함께 업무 문서의 ‘고단가 스킬’을 자동화해보세요. 이제 진짜 중요한 일에만 집중하셔도 됩니다.
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